اتاق کنفرانس یک فضای همکاری اصلی برای هر شغلی است. به عنوان یک قاعده، اتاق های کنفرانس متوسط حدود ۲۵ تا ۳۰ متر مربع هستند و می توانند ۸ تا ۱۰ نفر را میزبانی کنند. در اینجا کارمندان شما به طور روزانه جلساتی را ترتیب می دهند، در مورد پروژه ها و ایده های جدید از طریق طوفان ذهنی بحث می کنند.
جلسات مجازی نیز از این قاعده مستثنی نیست و اتاق ویدئو کنفرانس مدرن نیز برای تسهیل کنفرانس های ویدئویی با شرکت کنندگان از راه دور استفاده می شود. تجهیزات ویدئو کنفرانس به کارمندان از راه دور اجازه می دهد تا یکدیگر را در زمان واقعی بشنوند، ببینند و مطالب را به اشتراک بگذارند (ارائه، اسلایدها، اسناد یا فیلم ها).
رویکرد سخت افزاری شامل تجهیزات کنفرانس ویدئویی است که در یک اتاق نصب می شود، یعنی مدل های خاصی از دوربین ویدئو کنفرانس و میکروفون، یک کدک سخت افزاری با قابلیت های خاص و یک نمایشگر (تلویزیون، ویدئو پروژکتور).
در رویکرد نرم افزاری علاوه بر نرم افزار های ویدئو کنفرانسی یا نرم افزار های تحت وب نیاز به یک لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی، وبکم و میکروفن و نمایشگر (تلویزیون، ویدئو پروژکتور) می باشد که نسبت به تجهیزات سخت افزاری ویدئو کنفرانس که قیمت بالای آ ن ها باعث می شود تا برخی از مشتریان امکان خرید نداشته باشند، قیمت پایین و مناسب تری را دارند.