اتاق کنفرانس یک فضای همکاری اصلی برای هر شغلی است. به عنوان یک قاعده، اتاق های کنفرانس متوسط حدود ۲۵ تا ۳۰ متر مربع هستند و می توانند ۸ تا ۱۰ نفر را میزبانی کنند. در اینجا کارمندان شما به طور روزانه جلساتی را ترتیب می دهند، در مورد پروژه ها و ایده های جدید از طریق طوفان ذهنی بحث می کنند.
جلسات مجازی نیز از این قاعده مستثنی نیست و اتاق ویدئو کنفرانس مدرن نیز برای تسهیل کنفرانس های ویدئویی با شرکت کنندگان از راه دور استفاده می شود. تجهیزات ویدئو کنفرانس به کارمندان از راه دور اجازه می دهد تا یکدیگر را در زمان واقعی بشنوند، ببینند و مطالب را به اشتراک بگذارند (ارائه، اسلایدها، اسناد یا فیلم ها).

راه حل سخت افزاری یا نرم افزاری برای اتاق ویدئو کنفرانس

رویکرد سخت افزاری شامل تجهیزات کنفرانس ویدئویی است که در یک اتاق نصب می شود، یعنی مدل های خاصی از دوربین ویدئو کنفرانس و میکروفون، یک کدک سخت افزاری با قابلیت های خاص و یک نمایشگر (تلویزیون، ویدئو پروژکتور).

در رویکرد نرم افزاری علاوه بر نرم افزار های ویدئو کنفرانسی یا نرم افزار های تحت وب نیاز به یک لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی، وبکم و میکروفن و نمایشگر (تلویزیون، ویدئو پروژکتور) می باشد که نسبت به تجهیزات سخت افزاری ویدئو کنفرانس که قیمت بالای آ ن ها باعث می شود تا برخی از مشتریان امکان خرید نداشته باشند، قیمت پایین و مناسب تری را دارند.

نکاتی که باید در هنگام طراحی و آماده سازی اتاق ویدئو کنفرانس مد نظر قرار دهید:

•  در برگزاری جلسات ویدئویی تلویزیون از ویدئو پروژکتور گزینه مناسب تری است به این علت که در هنگام برگزاری جلسات ویدیو کنفرانس باید نور اتاق ویدئو کنفرانس زیاد باشد تا طرفین بتوانند تصویر با کیفیت بالا را در نمایشگر ها مشاهده کنند که اصطلاحا کارشناسان در حوزه ویدئو کنفرانس توصیه می کنند که باید نور مصنوعی در سالن کنفرانس بالا باشد اما در هنگام استفاده ار ویدئو پروژکتور کاملا برعکس می باشد و می بایست تا حدالامکان فضا تاریک و از نور مصنوعی استفاده نشود.
• هنگام انتخاب اندازه تلویزیون، یک قانون ساده را دنبال کنید: فاصله از تلویزیون تا نزدیکترین شرکت کننده باید حداقل با طول قطر آن برابر باشد، فاصله تا دورترین شرکت کنندگان نباید بیش از چهار قطر باشد. بر اساس این توصیه، مشخص است که یک اتاق با طول زیاد به یک تلویزیون بزرگ نیاز دارد.
• توجه کنید که نحوه نصب دوربین ویدئو کنفرانس یا وبکم با در نظر گرفتن فضای اتاق، نوع میز کنفرانس و نحوه نشستن افراد حاضر در جلسه قابلیت نصب بر روی دیوار یا سقف را دارد.

منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق