تلفن-کنفرانس همواره ما را به یاد تماس های بی کیفیت قدیم می اندازد اما چرا امروزه بسیاری از سازمان ها برای افزایش مشارکت افزایش کارایی کارمندان خود به کنفرانس ویدئویی تکیه کرده اند؟
آیا یک احساس دوگانه علاقه/تنفر را نسبت به برگزاری جلسات دارید؟
جلسات از یک طرف نیاز ضروری هر بیزینسی است و از طرف دیگر بسیار زمانبر است مخصوصاً اگر مجبور باشید که برای برگزاری جلسات به نقاط دیگر سفر کنید.
اگر تجارت شما دارای دو یا چند دفتر باشد مدیرانتان باید با این واقعیت روبرو شوند که به صورت ماهیانه یا هفتگی زمانی را خارج از اداره برای شرکت در جلسه صرف کنند. در آن صورت بهتر است به انتخاب گزینه کنفرانس ویدئویی فکر کنید. در نظرسنجی های اخیر از ۴۷۰۰ کاربر ویدئو کنفرانس مشخص شد که ۹۴% از افزایش سوددهی و ۸۷% نیز از کاهش تعداد سفرهای خود رضایت داشتند.
کنفرانس ویدئویی می تواند جایگزین جلسات حضوری و تلفن – کنفرانس شود که مزایای متعددی از جمله موارد زیر را ایجاد می کند:
- شرکت کنندگان مجبورند که با دقت بیشتری جلسات را دنبال کنند.
اگر تابه حال تلفن کنفرانس را جایگزین جلسات حضوری کرده باشید کاملاً متوجه منظور من می شوید. چند نفر از افرادی که در تلفن – کنفرانس شرکت می کنند ایمیل ها ی خود را چک می کنند؟ بدون نظارت بر آنها نمی توانید در این مورد نظر دهید.
- ویدیو کنفرانس زمان سفر را کاهش می دهد.
سفر کردن از شهری به شهر دیگر به سبب ترافیک ساعت ها زمان ببرد. با درنظر گرفتن زمان خوردن غذا ممکن است برگزاری یک جلسه از نصف روز تا دو روز زمان ببرد.
- سود دهی افزایش پیدا می کند.
علاوه بر هزینه های سفر، هزینه های پنهان دیگری مانند از دست دادن فرصت ها نیز وجود دارد. مدیر یک روز خود را خارج از محیط کاری به سر می برد و مطمئناً فرصت های وجود خواهد داشت که از دست می رود. ویدئوکنفرانس به کارکنان این امکان را می دهد که در سازمان خود بمانند و به این طریق سود دهی و بازگشت سرمایه افزایش خواهد یافت.
- روابط را تقویت می کند.
یکی از بزرگترین مزایای جلسات حضوری شناخت شخصیت های کارمندان است. ایجاد شبکه ارتباطی با کارمندان بسیار ارزشمند است چون اصلی ترین دلیل سفر کردن افراد برای حضور در جلسات است. ویدیوکنفرانس این فرصت را در اختیار شما می گذارد تا چشم در چشم با کارمندانتان صحبت کنید. مکالمه حضوری بسیار طبیعی تر از تلفن کنفرانس است چون نشانه های دیداری نیز هنگام صحبت کردن منتقل می شود.
- افزایش تأثیر گفتگو.
مشابه با جلسات حضوری، پیام و لحن صحبت با ویدئو کنفرانس منتقل می شود. دیدن زبان بدن و حالات چهره نیز موجب می شود اصل پیام و آنچه که باید رد و بدل شود، به درستی انتقال یابد.
- مشکلات به راحتی حل می شود.
یکی از مدیرانی که می شناسم اذعان داشت ویدئو کنفرانس های ماهیانه با مدیران خدماتی شبیه جلسات گفتگوی مینی گروه – ۲۰ است و اگر ویدئوکنفرانس نبود این جلسات به علت هزینه و زمان سفر انجام نمی شد.
- مسئولیت پذیری را افزایش می دهد.
زمانیکه یکی از افراد در جمع اعلام می کند که به مبلغ هدف در فروش خود رسیده است یک انگیزه ناگهانی برای همه به منظور رسیدن به آن هدف ایجاد می شود. چه کسی در جلسه ماه بعد یا دوره بعد فردی است که به مبلغ هدف رسیده است؟ ویدیو کنفرانس همین میزان از مسئولیت پذیری را درست مانند جلسات حضوری در افراد ایجاد می کند.
- بازده را افزایش می دهد.
جلسات زمانیکه زمان شروع و پایان معینی داشته باشند، کاراتر هستند. بعلاوه، مدیران می توانند یک کنفرانس ویدئویی ۱۰ دقیقه ای را برنامه ریزی کنند در حالیکه در جلسات حضوری به ندرت می توان زمان را برای کمتر از ۳۰ دقیقه هماهنگ کرد.
۹٫ استفاده از آن آسان است.
امروزه استفاده از سیستم های ویدئوکنفرانس قابل اطمینان و راحت شده اند. جلسات با فشار دادن یک دکمه و انتخاب افراد مورد نظر برای برقراری ارتباط به راحتی ارسال یک ایمیل آغاز می شوند.
۱۰٫ هیچ بهانه ای برای عدم حضور درآن وجود ندارد.
از بسیاری از سیستم های ویدئوکنفرانس حتی در فواصل بسیار دور با استفاده از کامپیوتر، لپ تاپ و تبلت ها نیز می توان استفاده کرد. بنابراین حتی اگر کارمندان شما در سفر یا در حال کار باشند هیچ بهانه ای برای عدم حضور در جلسه ندارند.
در روابط تجاری، ویدئوکنفرانس یک روش به صرفه برای برگزاری جلسات است که تصمیمات مهمی باید توسط سهامدارن در آن گرفته شود. همچنین این روش برای برگزاری جلسات فردی بسیار مهم است و یک تجربه گفتگوی چشم در چشم را ایجاد می کند که تلفن کنفرانس نمی تواند جایگزین مناسبی برای آن باشد.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
