ویدئو کنفرانس
تجهیز شرکت صنعتی بهپاک به ویدئو کنفرانس
تیر ۳, ۱۳۹۶
سیستم ویدئو کنفرانس
راه اندازی سیستم ویدئو کنفرانس در پالایشگاه گاز شهید هاشمی نژاد
مرداد ۴, ۱۳۹۶

خلاصه برنامه اجرایی
در طی ۳۰ سال گذشته سیستم ویدئو کنفرانس به عنوان عضو مهم برای کسب و کارهایی در ابعاد مختلف بوده است و  همچنین در سازمان های دولتی، سازمان های بهداشتی و درمانی و موسسات آموزشی نیز استفاده شده است. سیستم ویدیو کنفرانس فقط در اتاق جلسات نیست که استفاده می شود، بلکه در طی سالهای گذشته سیستم های ویدئو کنفرانس دامنه حضور خود را وسیعتر کرده اند و با گوشی های موبایل و کامپیوترهای رومیزی نیز قابل استفاده هستند و امکان ایجاد ارتباط حضوری را برای افراد در جایگاه های مختلف شغلی فراهم کرده است.
سیستم ویدئو کنفرانس در حال دگرگون کردن نحوه برقراری ارتباطات جهانی است. با شبیه سازی تمامی جنبه های یک ارتباط واقعی، از لحن صدا تا نشانه های صورت، ویدئو کنفرانس کلیه راه های ارتباطی در تجارت را که باعث ایجاد همدلی میان افراد می شود را تحت تاثیر قرار می دهد.
برای کسب و کارهایی که به دنبال کاهش هزینه های سفر، افزایش بهره وری و قوت بخشیدن روابط بین همکاران، مشتریان و فروشندگان هستند، ویدیو کنفرانس بهترین راه حل است. این ها تنها بخشی  از مزایایی هستند که باعث شده است سیستم ویدئوکنفرانس بر اوج قله ارتباطات در دنیای مدرن قرار گیرد.

کاهش هزینه های سفر
 هرچه یک کسب و کار دامنه حضور خود در عرضه بین المللی را افزایش می دهد، نیاز به داشتن یک ارتباطات آنی و با کیفیت نیز بیشتر احساس می شود. هنگامی که مسافرت کردن به دلیل محدودیت های زمانی و یا بودجه امکان پذیرنیست، ویدئو کنفرانس می تواند به عنوان یک جایگزین مناسب عمل نماید. تصور کنید با استفاده از ارتباطات با کیفیت ویدئویی، چند تا از سفرهای بین المللی خود را می توانید حذف کنید.
خوشبختانه، کاهش در هزینه های سفر ساده ترین هزینه ای است که بر افزایش نرخ بازگشت سرمایه استفاده از ویدئو کنفرانس اثر می گذارد.  برای اینکه درک صحیحی از مقدار پولی که شرکت شما می تواند صرفه جویی کند کافی است تعداد سفرهای سالانه را ضرب در هزینه های سفر از فرودگاه، بلیط هواپیما، هزینه های متفرقه، هزینه فرصت و … را با هزینه های سرمایه گذاری در ویدیوکنفرانس (تجهیزات، شبکه، خدمات و آموزش) مقایسه کنید. بیشتر سازمان ها قادر هستند تا هزینه سرمایه گزاری انجام شده بر روی ویدئوکنفرانس در طی ۳ ماه را جایگزین کنند. بعضی سازمان ها حتی زودتر از ۳ ماه.
به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ داروسازی چند ملیتی هزینه سرمایه گذاری خود در ویدئو کنفرانس را با صرفه جویی در هزینه سفر بین دو شعبه خود جبران نمود.  قبل از استفاده از ویدئو کنفرانس، مهندسان دو روز را برای پرواز از دفتر مرکزی خود اختصاص می نمودند، تا جلسه ای ۱۵ دقیقه ای را برای رفع مشکلات برگزار کنند. با استفاده از ویدئو کنفرانس این مشکلات در حال حاضر در کمتراز ۳۰ دقیقه حل می شود و مهندسین دیگر دو روز خود را از دست نمی دهند. سرمایه گذاری اولیه این شرکت بر روی سیستم ویدئو کنفرانس طی فقط ۶۷ روز جبران شد.

افزایش  بهره وری و کارایی
استفاده از ویدئو کنفرانس تاثیر رویایی بر نحوه تعاملات تجاری انسان ها داشته است. به جای ارسال انبوهی از ایمیل ها، ویدئو کنفرانس اجازه می دهد تا همکاران به صورت واقعی با هم ارتباط داشته باشند، گویی که آنها در یک اتاق هستند. به جای خیره شدن به یک تلفن در وسط اتاق کنفرانس و یا خواندن پیام های طولانی، ویدئو کنفرانس این قابلیت را برای اعضای یک سازمان ایجاد کرده است تا محتوا را به راحتی به اشتراک بگذارند و همچنین عکس العمل های چهره همدگیر را مشاهده کنند.
به طور طبیعی، این روش منحصر به فرد ارتباطی منجر به تصمیم گیری سریع تر، امکان رسیدن سریعتر محصولات به بازار و فرصت رقابت بیشتر شده است.
یکی از مدیران اجرای می گوید: «در حال حاضر  با ویدیو کنفرانس توانایی ارتباط با تیم های جهانی را دارم، حتی اگرخود شخصا در آن جا حضور نداشته باشم. ویدئو کنفرانس اجازه داده است تا بتوانم کارایی و بهره وری بیشتر داشته باشم. در حال حاضر خیلی بیشتر با اعضای گروه هم ارتباط برقرار می کنم.»
تحقیقات نشان داده است که ۹۳ درصد از ارتباطات موجود در طبیعت غیرکلامی هستند. نقش ارتباطات در تجارت بسیار موثر است، بیشتر فرآیندها فروش، بازاریابی و مدیریت با استفاده از ارتباطات موثر امکان پذیر می شود.
سیستم ویدئو کنفرانس اجازه می دهد تا شرکت کنندگان در جلسه به درک و پردازش و همکاری از فاصله زیاد بپردازند و تضمین می کند که هیچ نکته ریزی نادیده گرفته نشود و یا هیچ یک از حالات و یا حرکات طرفین سوء تعبیر نشود.
به همین دلیل، زمانی که ارتباطات ویدئویی به جلسات اضافه می شود، شرکت کنندگان تمرکز بیشتری پیدا می کنند.
هنگامی که در جلسات از ویدئو کنفرانس استفاده می شود، تصمیم گیری ها سریع تر می شوند و پروژه ها زودتر تکمیل می شوند و فاصله ها دیگر معنی ندارند.

ارتباطات مدیریتی بهبود یافته
همان گونه ای که ویدئو کنفرانس بر افزایش بهره وری اعضای  سازمان تاثیر دارد، همان قدر هم می تواند بر تصمیم گیری های مدیریتی موثر باشد. این فناوری فراتر از ارتباطات تلفنی و ایمیلی است و اثر بیشتری دارد. زیرا با این روش مشتریان دسترسی بیشتری به افراد  در یک سازمان نسبت به زمانی که فقط یک نفر مسئول ارتباط با مشتریان است، دارند. و این طبیعی است که ارتباط شما با مشتریان خیلی بیشتر از زمانی می شود که فقط از ایمیل استفاده می شود. و این مهم فقط زمانی تحقق می یابد که شما از ارتباطات واقعی تری مانند ویدئو کنفرانس برای ارتباطات و جلسات استفاده نمایید.
به عنوان مثال یک شرکت بسته بندی کالا های بزرگ کشف کرده است که کارکنان با استفاده از ویدئو کنفرانس به طور موثرتری با هم دیگر کار می کنند و در نتیجه محصولات خیلی سریعتر وارد بازار می شوند. مردمی که سالها با هم با فاصله زیاد از هم کار کرده اند در حال حاضر می توانند همدیگر را ببینند، چیزی که بدون ارتباطات ویدئویی امکان پذیر نبود. علاوه بر این، ویدئو کنفرانس کمک می کند که کارکنان با ارزش، در سازمان حفظ شوند و بتوانند از خانه یا محل کارشان به فعالیت بپردازند که با این روش در هزینه ها نیز صرفه جویی زیادی می شود. هنگامی که شما در یک محیط مجازی حضور دارید، می توانید استخدام خود را در سراسر جهان گسترش داده و  بهترین استعدادها را از هر نقطه در جهان پیدا کنید.

فرصت های کسب و کار پیشرفته
با کاهش رفت و آمد و بهره وری بیشتر، زمان بیشتری برای تقویت روابط کاری و ایجاد فرصت های کسب و کار جدید ایجاد می شود. با استفاده از ویدئو کنفرانس کارکنان می توانند در محدوده های زمانی مختلف با هم ملاقات کرده و انعطاف پذیری زیادی در کار ارائه دهند. یک راه برای از بین بردن مشکلات ارتباطی در بازه های زمانی مختلف، استفاده ازامکان ضبط و پخش است که اجازه می دهد تا کسب و کارها به آرشیو ارتباطات دست یابند و اطلاعات مهمی را بازیابی کنند. اگر یک جلسه مهم در کالیفرنیا برگزار شود، می توان آن را ضبط کرد و روز بعد مشاهده کرد. فراتر از آن، جلسات ضبط شده نیز می تواند به عنوان ابزار آموزشی در آینده مورد استفاده قرار گیرند. با قابلیت ضبط اچ دی، کارها می تواند ۲۴ ساعت درروز انجام شود. این به کارمندان اجازه می دهد تا به طور مداوم از مشتریان در هر زمان و مکان پشتیبانی و  اجازه می دهد تا یک سازمان در مقیاس جهانی رقابت کند.

 افزایش تعادل بین کار و زندگی شخصی
هر کس که تا حالا یک تیم را مدیریت کرده است بر اهمیت وجود روحیه خوب بین اعضا  برای افزایش بهره وری آگاهی دارد. به دست آوردن این ویژگی مهم امروزه سخت تر شده است، چون حجم کار دائما در حال افزایش است. زیاده روی در ارسال پرسنل به ماموریت می تواند آن ها را شکننده کند و بر زندگی خصوصیشان تاثیر منفی بگذارد.
حتی رفت و آمدهای بین شهری در شهرهای مجهزی مانند لس آنجلس و نیویورک نیز می تواند امری خسته کننده باشد. با استفاده از ویدیوکنفرانس شما می توانید اطمینان حاصل کنید که کارمندانتان به موقع در همه جلسات حضور خواهند داشت و همچنین اضطراب کاری آنها نیز کمتر خواهد شد.
یک شرکت واقع در شعر نیویورک، دو شعبه خود در شهر منهتن را به ویدئوکنفرانس مجهز کرد و در صورتی که فاصله بین دو شعبه از یک مایل هم کمتر بود، این کار تاثیر فراوانی بر سرعت انجام کارها داشت و همچنین دردسرهای ناشی از رفت و آمد بین شعبه ها را نیز از بین برد.
یک شرکت فعال در حوزه صنعت چاپ، در کلیه دفاتر خود در کشورهای مختلف ویدئو کنفرانس راه اندازی کرد و برقراری ارتباط کارمندان بین شهرهای نیویورک، لس آنجلس، لندن و سیدنی را به امری بسیار آسان تبدیل کرد. یکی از اعضای هیئت مدیره می گوید: استفاده از ویدئو کنفرانس باعث شد کاری که قبلا هفته ها طول می کشید امروزه در یک روز انجام شود و من مجبور نیستم برای یک جلسه ۱۰ ساعت در هواپیما باشم و خانواده ام نیز بسیار خرسند هستند.

نتیجه گیری
سیستم ویدئو کنفرانس ابزاری است که صنایع مختلف را دربر گرفته است و برای کارکنان این حوزه ها به یک ابزار مهم برای تجارت تبدیل شده است. دامنه تاثیرات سیستم ویدیو کنفرانس بسیار گسترده است و باعث شده است در ایجاد بهره وری بیشتر، افزایش روحیه کارکنان و ایجاد فرصت های تجاری جدید موثر باشد.  یک مدیر عامل می گوید: بعضی تصمیمات در حوزه تجارت قابل اندازه گیری نیستند، ما میدانیم که ویدئو کنفرانس انتخاب درستی است، برای ما درآمد کسب و در هزینه هایمان صرفه جویی کرده است.
تاجران و مدیران محتاط می دانند که ویدئو کنفرانس راهی است برای صرفه جویی در هزینه ها و باعث پیشی گرفتن آنها از رقبایشان می شود، زمان لازم برای تولیدات را کم می کند و حوزه رقابت جهانی را افزایش می دهد.
ویدئو کنفرانس ارتباطات سنتی گذشته را به ارتباطاتی مدرن در قرن ۲۱ تبدیل کرده و باعث شده است دنیا کوچک تر به نظر آید. ویدئو کنفرانس ابزاری است که هر کسب و کاری می تواند از مزایای آن بهره مند شود.